Sparmax ist eine App für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SPAR-MAX Stores. Sie dient der Arbeitszeiterfassung, der Schichtplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen, betriebsinternen Mitteilungen sowie der Verwaltung von Lieferungen und Belegen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.
Verantwortlich
SPAR-MAX Stores
Schlossberg 8, 54516 Wittlich
E-Mail: info@khan-solutions.de
Entwicklung und technischer Betrieb erfolgen im Auftrag durch Khan Solutions. Anfragen zum Datenschutz können an die genannte Adresse gerichtet werden.
Welche Daten verarbeitet werden
Konto und Anmeldung
Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rollen und Berechtigungen sowie der zugeordnete Store. Zugänge werden ausschließlich vom Unternehmen angelegt; eine Selbstregistrierung gibt es nicht.
Arbeitszeiten
Zeitpunkt von Beginn, Ende und Pausen, der gebuchte Store, erfasste Pausengründe, nachträgliche Korrekturen mit Begründung sowie ein Änderungsprotokoll, wer wann was geändert hat.
Standort
Verlangt ein Store dies, prüft die App beim Ein- und Auschecken, ob sich das Gerät in der Nähe des Stores befindet. Dabei werden Koordinaten und Genauigkeit der Ortung zum Zeitpunkt der Buchung gespeichert. Der Standort wird ausschließlich in diesem Moment abgefragt, nicht im Hintergrund und nicht laufend. Ohne Freigabe der Ortung ist ein Einchecken in solchen Stores nicht möglich.
Schichten, Urlaub und Abwesenheiten
Geplante Schichten, Anträge auf Urlaub, Abwesenheit oder Termine samt Zeitraum, Kommentar, Status und Entscheidung.
Mitteilungen
Betriebsinterne Nachrichten mit Absender, Empfängern, Inhalt und Lesestatus.
Dateien und Belege
Von berechtigten Personen hochgeladene Fotos und Dokumente, etwa zu Lieferungen, Rechnungen oder Dokumentenordnern, samt Dateiname, Größe und Zeitpunkt.
Benachrichtigungen
Für Push-Benachrichtigungen wird eine Gerätekennung gespeichert. Sie wird verschlüsselt abgelegt und beim Abmelden oder Abbestellen gelöscht.
Technische Daten
Beim Zugriff auf die Server fallen Protokolldaten an, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche.
Rechtsgrundlagen
- Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, einschließlich Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
- Gesetzliche Pflichten zur Aufzeichnung der Arbeitszeit: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.
- Sicherer Betrieb, Missbrauchsvermeidung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Empfänger und Dienstleister
- Khan Solutions als Auftragsverarbeiter für Entwicklung, Wartung und Betrieb.
- Supabase für Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Die genutzte Region liegt in der Europäischen Union (Frankfurt am Main).
- Serverbetrieb in Deutschland für die Programmschnittstelle der App.
- Apple und Google für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen. Übertragen werden dabei die Gerätekennung sowie Titel und Text der Benachrichtigung.
- OpenAI für die automatische Auswertung hochgeladener Belege. Übertragen wird dabei das jeweilige Dokument. Die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Die App enthält keine Werbung und kein Tracking durch Dritte.
Speicherdauer
- Arbeitszeiten und zugehörige Nachweise werden für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
- Konten werden nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses deaktiviert und anschließend gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
- Gerätekennungen für Benachrichtigungen werden beim Abmelden gelöscht.
- Protokolldaten der Server werden kurzfristig gelöscht.
Deine Rechte
Es bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen richtest du an die oben genannte Adresse. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, etwa dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
Sicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Zugangsdaten und Gerätekennungen werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Daten richtet sich nach Rollen und Rechten; Änderungen an Arbeitszeiten und Belegen werden protokolliert.